Adviesrapport vervolg Colleague Finder

Inleiding

In dit document staan de aanbevelingen voor vervolgonderzoeken voor het project, Colleague Finder.

Colleague Finder is voortgekomen uit de vraag van werknemers dat zij elkaar niet makkelijk terug kunnen vinden in een alsmaar groeiend bedrijf dat is overgestapt op flexplekken.

Tijdens het creëren van de Colleague Finder zijn er meerdere onderzoeken uitgevoerd, waaronder ‘usability’ testen met werknemers van Greenhouse. Vanuit deze onderzoeken zijn er nog verbeteringspunten gekomen die extra onderzoek vereisen.

Wat is Colleague Finder?

Colleague Finder heeft als belangrijkste functie, collega's en vrije bureaus beter zichtbaar te maken. Werknemers binnen Greenhouse kunnen in Colleague Finder zoeken naar hun collega's en krijgen zoekresultaten terug waarbij ze kunnen zien waar hun collega zich die dag heeft ingecheckt. Ook is het mogelijk om op een plattegrond per verdieping te zien welke plaatsen er vrij of bezet zijn. Op deze manier kunnen collega's elkaar makkelijker vinden. Voor het in kaart brengen van de zitplekken van de werknemers is een inchecksysteem nodig. Dit wordt met hetzelfde platform gemaakt. Met NFC/QR wordt er elke dag door de werknemers ingecheckt op Colleague Finder.

Samenvatting resultaten van onderzoeken

Participant observation

Tijdens mijn eerste twee weken heb ik zelf ondervonden hoe flexplekken binnen Greenhouse werken en heb ik gekeken wat daarbij de grootste ergernissen zijn. Uit dit onderzoek is een lijst gekomen met problemen die ontstaan zijn door flexplekken. Van deze punten zijn er twee die oplosbaar zijn met een digitaal product, het gaat hierbij om de volgende twee problemen:

Het niet kunnen vinden van collega's
Niet makkelijk een leeg bureau vinden.

Vanuit dit onderzoek ben ik gaan kijken naar een digitale oplossing voor beide van deze problemen. Met deze informatie heb ik mijn hoofdvraag kunnen formuleren.

Hoofdvraag: "Wat kan er binnen een halfjaar worden gemaakt om flexplekken binnen Greenhouse inzichtelijker te maken met behulp van een digitale oplossing?"

De deelvragen die ik met onderzoek ga beantwoorden zijn:

Hoe wordt er momenteel omgegaan met het flexplekken?
Welke oplossingsrichting ga ik volgen?
Hoe kan ik deze oplossing zo gebruiksvriendelijk mogelijk maken?

Onderzoek naar bestaande oplossingen

In dit onderzoek ben ik gaan kijken naar bestaande oplossingen voor het in kaart brengen van flexplekken. In dit onderzoek heb ik gekeken naar de volgende 4 bedrijven:

Ik heb gebruik gemaakt van een Matrix waarmee ik direct een goed overzicht kreeg tussen de overeenkomsten en verschillen van de tools.

Vanuit dit onderzoek heb ik kunnen concluderen dat er een aantal standaard elementen in de applicatie zitten die nodig zijn om het volledig te maken zoals een plattegrond en bureau statussen. Ook denk ik dat een inchecksysteem een goede manier is om dit te registreren. Echter haal ik ook uit dit onderzoek dat er verschillende manieren zijn om een incheck mogelijk te maken. In een vervolgonderzoek zal ik verder gaan kijken naar de beste techniek voor het inchecken binnen Greenhouse.

Onderzoek naar tracking technieken

In dit onderzoek heb ik gekeken naar de verschillende technieken waarmee je de bureaus/werknemers zou kunnen tracken. Hierbij heb ik gekeken naar de volgende technieken: GPS, Ultrasound, Wifi, infrarood, RFID, NFC, Bluetooth. Voor dit onderzoek heb ik ook een aantal acceptatiecriteria punten opgesteld waarbij onder andere rekening wordt gehouden met de kosten, nauwkeurigheid en de stroomvoorziening.

Vanuit dit onderzoek heb ik kunnen concluderen dat NFC de beste optie zou zijn voor binnen Greenhouse. NFC-stickers zijn goedkoop, hebben geen eigen stroomvoorziening nodig en zijn makkelijk aan te passen en te vervangen. Daarbij kan je tafel nauwkeurig werken waardoor de informatie dus specifieker wordt. Hierdoor kunnen we eventueel dus ook laten zien welke plekken nog vrij zijn. Daarnaast zal ik met een survey gaan peilen of werknemers binnen Greenhouse bereid zijn om in te checken of op een andere manier zich te willen laten registreren.

Survey

Tijdens de conceptfase van Colleague Finder is er een survey gestuurd naar alle Greenhouse medewerkers, hiervan hebben 121 werknemers meegedaan aan de survey. De survey ging over de huidige manier van collega’s zoeken en de bereidheid om in te checken via bluetooth of een andere methode. Uit dit onderzoek blijkt dan meer dan 80% van de werknemers bereid is om bij hun flexdesk in te checken. Ook zou 75% het geen probleem vinden om hun bluetooth op het werk altijd aan te hebben staan.

Deze resultaten tonen aan dat genoeg werknemers bereid zijn om in te checken om gebruik te kunnen maken van een inchecksysteem. Hierna heb ik onderzoek gedaan naar technieken waarmee je een incheck systeem kan maken.

Usability Test

Om het prototype te testen heb ik een Usability test uitgevoerd. Aan de hand van scenario's zijn een aantal werknemers van Greenhouse door de applicatie gelopen. Hierbij kwam er ook vanuit de testpersonen goede feedback. De feedback punten waren zowel UX gerelateerd als missende functionaliteiten. Aan de hand van deze test heb ik een lijst met feedback opgesteld. Aantal van deze punten zijn verwerkt en een aantal vereisen nog meer onderzoek maar zijn niet belangrijk voor de eerste versie.

Field Trial

Tijdens de Field Trial heb ik een verdere versie van het prototype getest over een periode van een week met het LABS-team binnen Greenhouse. De applicatie is door de gebruikers goed ontvangen. Er waren nog wel veel feedback punten omhooggekomen met 500 errors en UX problemen. Deze feedback punten zijn verwerkt in de laatste versie van het prototype. Aan de hand van de Usability test en deze Field Trial heb ik het requirementsdocument aangepast voor toekomstige functies die niet in versie 1 van Colleague Finder zullen zitten.

Aanbevelingen mogelijk features Colleague Finder

Tijdens de Usability test, Field trial en gesprekken met o.a. de ICT afdeling binnen Greenhouse zijn er nog een aantal features naar boven gekomen die gewenst zijn voor Colleague Finder. Deze hadden echter geen directe prioriteit voor de 1e versie en waren niet haalbaar binnen de gegeven tijd. Hieronder de lijst met mogelijke features voor Colleague Finder

Mogelijke Features voor Colleague Finder:

Admin panel

In een gesprek met de ICT-afdeling is aangegeven een admin panel te willen waarbij er (minimaal) drie keer per dag in de database wordt opgeslagen hoeveel bureaus er nog beschikbaar zijn per verdieping. Hiermee kunnen ze zien of er werkelijk een tekort is aan bureaus en wanneer dit op de dag is.

SVG/Plattegrond editor

Wanneer de plattegrond van een verdieping binnen Greenhouse veranderd moet deze handmatig worden aangepast in de code van het svg bestand. Dit aanpassen kost veel tijd en vereist dat het svg bestand lokaal gehaald moet worden. Een oplossing zou zijn om in het admin paneel een editor te maken waarmee de svg kan worden aangepast.

Mobile Application (android en iOS)

Uit het Field Trial onderzoek kwam als feedback punt naar boven dat inloggen op je telefoon onhandig kan zijn wanneer de applicatie de gegevens niet onthoudt. Dit gebeurt onder andere wanneer je de incognito modus gebruikt. Hierbij werd aangegeven een applicatie handiger te vinden waarbij je één keer inlogt. Ik zou aanbevelen om hiervoor een onderzoek uit te voeren of een applicatie gewenst is voor Colleague Finder bij de werknemers.

Gebruikersprofiel/account settings

Vanuit de Usability Test is de vraag gekomen naar een "mijn profiel" feature

in de applicatie, echter zal er onderzocht moeten worden of dit wenselijk is. De informatie van de gebruikers komt vanuit Office 365 en kan daar aangepast worden. Dit zou wenselijk zijn vanwege feature nummer 5.

Een gebruikersprofiel/account settings zou handig zijn wanneer het wenselijk is om een foto bij de gezochte persoon te plaatsen. Dit komt vanuit het idee om het smoelenboek toe te voegen aan de applicatie zodat je zowel de naam, functie en foto van de persoon die je zoekt direct in de applicatie kan zien.

Timer voor de status Busy of Hidden

Bij de Usability Test is ook de vraag gekomen naar een Timer op de statussen Busy of Hidden. Zodat iemand niet de hele dag op die statussen kan staan. Hiervoor zouden twee manieren zijn om dit te doen bijvoorbeeld een automatische timer wanneer je de status in zet dus bijvoorbeeld een timer van twee uur op de busy status en daarna gaat hij automatisch op available of de werknemer zelf laten kiezen hoe lang de status mag duren. Het zou onderzocht moeten worden of dit een wenselijke feature is. Daarbij denk ik ook dat dit beter onderzocht kan worden wanneer de applicatie al in gebruik is genomen door de werknemers.