Bestaande oplossingen

Waarom onderzoek naar bestaande oplossingen?

Om het wiel niet twee keer uit te vinden ben ik opzoek gegaan naar oplossingen voor het in kaart brengen van flexplekken. Onderzoek doen naar bestaande oplossingen kan je op nieuwe ideeën brengen en oplossingen laten zien waar je nog niet aan gedacht had.

Het onderzoek

Ik ben begonnen met het zoeken naar bedrijven die gespecialiseerd zijn in het in kaart brengen van kantoorpanden. Hierbij ben ik op een aantal interessante bedrijven gekomen echter het lastige is dat hun natuurlijk niet hun werkwijze op internet zetten omdat andere het dan kunnen overnemen. Vaak heb ik wel met de informatie die op de websites staan kunnen uitvinden wat voor soort technieken ze gebruiken en of ze een app hebben waar je de plattegronden terug kan vinden.

De vier bedrijven die ik heb gevonden zijn:

1. FlexWhere 
2. Axino
3. Ahrend
4. Hotdesk

Met deze vier bedrijven heb ik een vergelijkingsmatrix gemaakt om makkelijk te kunnen zien wat de overeenkomsten en verschillen zijn tussen hun oplossingen.

	FlexWhere	Axino	Ahrend	Hotdesk
Gebruiken een (web) app	Ja	Ja	Ja	Ja
Hebben een plattegrond	Ja	Ja	Ja	Ja
Gebruiken statussen bij de desks	Ja	Ja	Ja	Ja
Hebben een check in systeem	Ja	Ja	Ja	Ja
Techniek voor het inchecken	onbekend	QR-code op de bureaus	specifieke techniek onbekend maar wel met een soort NFC tap systeem.	online in de applicatie
extra functies	Management en beheer functies voor de plattegronden	vergaderruimtes boeken	Kan ook telefoons opladen (heeft dus wel stroom nodig)	smart check-in sensors.

 

Uit deze vergelijking blijkt dat de oplossingen veel overeenkomen, uiteindelijk bereiken ze allemaal hetzelfde; een incheck systeem waarbij een (web)app zit die een plattegrond heeft van het bedrijf en daar de statussen van de bureaus ook aan geeft. De techniek voor het inchecken verschilt echter wel. 

Bij Flexwhere stond niet duidelijk op de website beschreven of het inchecken met een fysieke actie was of online op de applicatie. 

FlexWhere plattegrond

Axino maakt gebruik van QR-codes die gescand kunnen worden met hun applicatie. Ik ga er bij de QR-code vanuit dat deze uniek is per desk zodat de applicatie direct weet bij welke plek je je bevindt. 

Axino app 

Bij Ahrend was het niet duidelijk welke techniek ze exact gebruiken maar het werkt wel met een soort puk in de tafel waar je je telefoon op kan leggen en daarmee wordt ingecheckt in de applicatie. Ik ga er daarom vanuit dat er een NFC achtige techniek achter zit aangezien je telefoon deze kan uitlezen. Ook hebben ze bij ahrend er nog een draadloze oplader ingebouwd wat er wel voor zorgt dat de puk stroom nodig heeft. 

Ahrend Puk

Bij Hotdesk check je in de applicatie zelf in, je geeft dus zelf aan bij welk bureau je zit. De extra functie over de smart check-in wordt niet duidelijk omschreven op de website.

Hotdesk Interface

Naast dat ik deze vier oplossingen ben ik nog verder gaan zoeken op manieren om in te checken in het algemeen. Welke manieren zijn er om iemand te registreren als aanwezig. Bij dit onderzoek ben ik bij een artikel uitgekomen dat gaat over het gebruik van flexplekken bij de gemeente Barendrecht. Ook hier ben ik weer op een oplossing gekomen dat werkt met een inchecksysteem via een app. Echter maken ze hier gebruik van een bluetooth beacon. Deze bluetooth beacon zit onder het bureau en communiceert met bluetooth devices op de app. In de app kan je wanneer je in de buurt van de beacon kiezen voor inchecken. Hiermee is het mogelijk om de plek van een persoon tot een halve meter nauwkeurig te meten.

Conclusie

Uit dit onderzoek concludeer ik dat er een aantal standaard elementen in de applicatie zitten die nodig zijn om het volledig te maken zoals een plattegrond en bureau statussen. Ook denk ik dat een incheck systeem een goede manier is om dit te registreren. Echter haal ik ook uit dit onderzoek dat er verschillende manieren zijn om een incheck mogelijk te maken. In een vervolgonderzoek zal ik verder kijken naar de beste techniek voor het inchecken binnen Greenhouse. Daarnaast zal ik met een survey gaan pijlen of werknemers binnen Greenhouse bereid zijn om in te checken of op een andere manier zich te willen laten registreren.